Automatización para asesorías e xestorías
Facturas que chegan por email, documentos que se envían por WhatsApp, clientes que aínda non entregaron o que falta e outros que preguntan como vai o seu trámite. Mentres tanto, alguén do equipo ten que descargar arquivos, movelos dun cartafol a outro, comprobar que está pendente e lembrarse de enviar os lembretes.
Hai moitas tarefas arredor do traballo fiscal, laboral ou contable que seguen dependendo de procesos manuais. Podemos axudarche a automatizalas.
Analizamos como traballa a túa asesoría, que ferramentas utilizas e onde se está a perder tempo para deseñar automatizacións que encaixen coa túa forma de traballar.
A intelixencia artificial para asesorías davos o tempo que necesitades
- Documentación repartida entre correo, cartafoles, formularios e outras canles.
- Arquivos que hai que identificar e gardar manualmente.
- Clientes aos que hai que lembrar varias veces que envíen documentación.
- Correos que alguén ten que ler para decidir quen debe xestionalos.
- Altas de novos clientes que implican repetir sempre os mesmos pasos.
- Comunicacións que dependen de que alguén se lembre de envialas.
- Información que hai que trasladar dunha ferramenta a outra.
Automatizacións para asesorías e xestorías
Recepción e clasificación automática de documentación
Un cliente envía unha factura, un contrato ou calquera outra documentación. O sistema pode identificar a que cliente pertence, recoñecer o tipo de arquivo, clasificalo e levalo ao lugar correspondente. Segundo as ferramentas dispoñibles, tamén pode comprobar se falta documentación e actualizar o seu estado.
Que consegues?
Menos tempo descargando, renomeando e colocando arquivos. Menos documentos perdidos e unha xestión máis ordenada.
Control de documentación pendente e lembretes
Quen enviou xa as facturas? A quen lle falta un documento? A quen había que volver escribir hoxe?
Podemos crear un fluxo que controle que documentación está pendente e envíe automaticamente os lembretes correspondentes.
Xestión e clasificación do correo electrónico
Moitas asesorías reciben decenas de correos ou WhatsApp relacionados con documentación, consultas, trámites, clientes ou tarefas internas. Podemos automatizar parte dese primeiro traballo e preparar respostas ou borradores para mensaxes recorrentes, mantendo sempre a revisión humana cando sexa necesaria.
O resultado?
Menos tempo organizando a caixa de entrada e máis facilidade para que cada asunto chegue á persoa axeitada..
Alta de clientes e apertura de expedientes
Dar de alta un cliente adoita implicar recoller os seus datos, solicitar a documentación, crear cartafoles ou expedientes, incorporalo ás ferramentas, informar o equipo e enviar as primeiras comunicacións. Ademais, hai que comprobar que falta e facer seguimento ata completar o proceso.
Se o procedemento se repite, podemos deseñar un fluxo que faga automaticamente boa parte dese traballo.
Xeración asistida de documentos e comunicacións
Emails, comunicacións recorrentes, cartas, resumos ou documentos internos poden prepararse automaticamente a partir de información xa dispoñible. O sistema recompila os datos e xera un primeiro borrador para que o profesional o revise antes de utilizalo.
Especialmente útil cando a estrutura se repite e o que cambia son os datos de cada cliente ou expediente.
Xestión de consultas e documentación por WhatsApp
É cómodo para o cliente, pero xera traballo interno: mensaxes pendentes, arquivos que hai que reenviar, conversas no móbil equivocado ou dúbidas sobre quen xestiona cada asunto. Por exemplo, o sistema pode:
- Clasificar consultas por departamento: laboral, fiscal, contable…
- Identificar o cliente e organizar as súas conversas.
- Marcar cada consulta como pendente, en curso ou resolta.
- Reenviar documentos ao departamento correspondente.
- Facilitar avisos e lembretes aos clientes.
Que consegues?
Menos mensaxes sen responder, menos documentos perdidos e unha relación máis ordenada cos teus clientes.
Non necesitas cambiar todo o que xa utilizas
Primeiro queremos saber:
1
2
3
4
5
Como traballamos?
Cóntasnos onde se perde o tempo
Non fai falta que saibas que tecnoloxía necesitas. Explícanos que proceso resulta pesado, que tarefa se repite constantemente ou onde se acumula o traballo administrativo.
Analizamos como funciona agora
Revisamos o proceso, as ferramentas implicadas e as súas posibilidades de integración.
Deseñamos e implementamos a solución
Definimos o fluxo, conectamos as ferramentas necesarias e desenvolvemos a automatización.
Probamos, medimos e axustamos
Comprobamos que funciona en situacións reais e realizamos os axustes necesarios antes de dar o proceso por pechado. Cando a solución necesita seguimento, podemos encargarnos tamén do seu mantemento.
Comeza xa a
automatizar a túa xestoría
Preguntas frecuentes
sobre a automatización de asesorías
Canto custa automatizar un proceso nunha asesoría?
Depende da complexidade do fluxo, do número de ferramentas que haxa que conectar e das posibilidades de integración do software que utilicedes.
Automatizacións sinxelas poden partir duns 800€, mentres que procesos con varias integracións ou desenvolvementos específicos requiren unha valoración máis detallada.
Antes de comezar terás un orzamento definido.
Podedes conectar a automatización co noso software de xestión?
Depende do programa. Algúns ofrecen APIs ou sistemas de integración e outros son moito máis pechados. Estudámolo antes de formular a solución para evitar prometer unha conexión que tecnicamente non sexa posible.
A IA pode contabilizar ou tomar decisións fiscais automaticamente?
Podemos automatizar tarefas de recompilación, clasificación, traslado de información ou preparación de documentación. As decisións fiscais, contables, laborais ou xurídicas que requiran criterio profesional deben permanecer baixo supervisión e responsabilidade do asesor.
As automatizacións necesitan mantemento?
Non todas.
Un fluxo sinxelo pode funcionar durante longos períodos con axustes puntuais. As automatizacións que dependen de APIs, servizos externos ou modelos de IA poden necesitar supervisión e pequenas adaptacións.
Cando sexa necesario, indicarémolo desde o orzamento.
Que pasa cos datos dos nosos clientes?
A protección da información debe formar parte do deseño da automatización desde o principio. Antes de conectar unha ferramenta analizamos que datos necesita utilizar, onde se procesarán e que garantías ofrece cada provedor.
Podemos comezar automatizando unha única tarefa?
Si. E moitas veces é o máis recomendable.
Podemos comezar por un proceso moi concreto, comprobar canto traballo elimina e, a partir de aí, decidir se paga a pena automatizar outros.
