Automatizazioa aholkularitza eta gestorietarako
Posta elektronikoz iristen diren fakturak, WhatsApp bidez bidalitako dokumentuak, falta dena oraindik eman ez duten bezeroak eta beren izapidea nola doan galdetzen duten beste batzuk. Bitartean, taldeko norbaitek fitxategiak deskargatu, karpeta batetik bestera mugitu, zer dagoen zain egiaztatu eta oroigarriak bidaltzeaz gogoratu behar du.
Zerga-, lan- edo kontabilitate-lanaren inguruko zeregin asko eskuzko prozesuen mende daude oraindik. Haiek automatizatzen lagun zaitzakegu.
Zure aholkularitzak nola lan egiten duen, zer tresna erabiltzen dituzun eta non galtzen den denbora aztertzen dugu, zure lan egiteko moduari egokitzen zaizkion automatizazioak diseinatzeko.
Aholkularitzetarako adimen artifizialak behar duzuen denbora ematen dizue
- Posta, karpeta, inprimaki eta beste kanal batzuen artean sakabanatutako dokumentazioa.
- Eskuz identifikatu eta gorde behar diren fitxategiak.
- Dokumentazioa bidaltzeko hainbat aldiz gogorarazi behar zaien bezeroak.
- Norbaitek irakurri behar dituen mezu elektronikoak, nork kudeatu behar dituen erabakitzeko.
- Beti urrats berberak errepikatzea eskatzen duten bezero berrien altak.
- Norbait bidaltzeaz gogoratzearen mende dauden komunikazioak.
- Tresna batetik bestera eraman behar den informazioa.
Automatizazioak aholkularitza eta gestorietarako
Dokumentazioaren jasotze eta sailkapen automatikoa
Bezero batek faktura bat, kontratu bat edo beste edozein dokumentazio bidaltzen du. Sistemak zein bezerorena den identifika dezake, fitxategi mota ezagutu, sailkatu eta dagokion lekura eraman. Eskuragarri dauden tresnen arabera, dokumentaziorik falta den egiazta dezake eta haren egoera eguneratu ere bai.
Zer lortzen duzu?
Denbora gutxiago fitxategiak deskargatzen, berrizendatzen eta kokatzen. Dokumentu galdu gutxiago eta kudeaketa ordenatuagoa.
Falta den dokumentazioaren kontrola eta oroigarriak
Nork bidali ditu dagoeneko fakturak? Nori falta zaio dokumenturen bat? Nori idatzi behar zitzaion berriro gaur?
Zer dokumentazio dagoen zain kontrolatzen duen eta dagozkion oroigarriak automatikoki bidaltzen dituen fluxu bat sor dezakegu.
Posta elektronikoaren kudeaketa eta sailkapena
Aholkularitza askok dokumentazioari, kontsultei, izapideei, bezeroei edo barne-zereginei lotutako dozenaka mezu elektroniko edo WhatsApp jasotzen dituzte. Lehen lan horren zati bat automatiza dezakegu eta mezu errepikakorretarako erantzunak edo zirriborroak prestatu, beharrezkoa denean giza berrikuspena beti mantenduz.
Emaitza?
Denbora gutxiago sarrera-ontzia antolatzen eta erraztasun handiagoa gai bakoitza pertsona egokiarengana irits dadin..
Bezeroen alta eta espedienteen irekiera
Bezero bati alta emateak, normalean, haren datuak jasotzea, dokumentazioa eskatzea, karpetak edo espedienteak sortzea, tresnetan sartzea, taldeari jakinaraztea eta lehen komunikazioak bidaltzea eskatzen du. Gainera, zer falta den egiaztatu eta jarraipena egin behar da prozesua osatu arte.
Prozedura errepikatzen bada, lan horren zati handi bat automatikoki egingo duen fluxu bat diseina dezakegu.
Dokumentuen eta komunikazioen sorkuntza lagundua
Mezu elektronikoak, komunikazio errepikakorrak, gutunak, laburpenak edo barne-dokumentuak automatikoki presta daitezke lehendik dagoen informaziotik abiatuta. Sistemak datuak biltzen ditu eta lehen zirriborro bat sortzen du, profesionalak erabili aurretik berrikus dezan.
Bereziki baliagarria egitura errepikatzen denean eta aldatzen direnak bezero edo espediente bakoitzaren datuak direnean.
Kontsulten eta dokumentazioaren kudeaketa WhatsApp bidez
Bezeroarentzat erosoa da, baina barne-lana sortzen du: erantzun gabeko mezuak, birbidali behar diren fitxategiak, mugikor okerrean dauden elkarrizketak edo gai bakoitza nork kudeatzen duen jakiteko zalantzak. Adibidez, sistemak hau egin dezake:
- Kontsultak sailaren arabera sailkatu: lan-arloa, zerga-arloa, kontabilitatea…
- Bezeroa identifikatu eta haren elkarrizketak antolatu.
- Kontsulta bakoitza zain, martxan edo ebatzita gisa markatu.
- Dokumentuak dagokion sailera birbidali.
- Bezeroei abisuak eta oroigarriak erraztu.
Zer lortzen duzu?
Erantzun gabeko mezu gutxiago, dokumentu galdu gutxiago eta harreman ordenatuagoa zure bezeroekin.
Ez duzu dagoeneko erabiltzen duzun guztia aldatu beharrik
Lehenik, hau jakin nahi dugu:
1
2
3
4
5
Nola egiten dugu lan?
Kontatzen diguzu non galtzen den denbora
Ez duzu jakin beharrik zer teknologia behar duzun. Azaldu iezaguzu zer prozesu den astuna, zer zeregin errepikatzen den etengabe edo non pilatzen den administrazio-lana.
Orain nola funtzionatzen duen aztertzen dugu
Prozesua, inplikatutako tresnak eta haien integrazio-aukerak berrikusten ditugu.
Irtenbidea diseinatu eta ezartzen dugu
Fluxua zehazten dugu, beharrezko tresnak konektatzen ditugu eta automatizazioa garatzen dugu.
Probatu, neurtu eta doitzen dugu
Egoera errealetan funtzionatzen duela egiaztatzen dugu eta beharrezko doikuntzak egiten ditugu prozesua itxitzat eman aurretik. Irtenbideak jarraipena behar duenean, haren mantentze-lanez ere arduratu gaitezke.
Hasi orain
zure gestoria automatizatzen
Ohiko galderak
aholkularitzen automatizazioari buruz
Zenbat balio du aholkularitza bateko prozesu bat automatizatzeak?
Fluxuaren konplexutasunaren, konektatu beharreko tresna kopuruaren eta erabiltzen duzuen softwarearen integrazio-aukeren araberakoa da.
Automatizazio sinpleak 800€ ingurutik abiatu daitezke; integrazio bat baino gehiago edo garapen espezifikoak dituzten prozesuek, berriz, balorazio zehatzagoa behar dute.
Hasi aurretik aurrekontu zehaztu bat izango duzu.
Automatizazioa gure kudeaketa-softwarearekin konekta dezakezue?
Programaren araberakoa da. Batzuek APIak edo integrazio-sistemak eskaintzen dituzte, eta beste batzuk askoz itxiagoak dira. Irtenbidea planteatu aurretik aztertzen dugu, teknikoki posible ez den konexiorik ez agintzeko.
AAk automatikoki kontabiliza edo zerga-erabakiak har ditzake?
Informazioa biltzeko, sailkatzeko, lekuz aldatzeko edo dokumentazioa prestatzeko zereginak automatiza ditzakegu. Irizpide profesionala eskatzen duten zerga-, kontabilitate-, lan- edo lege-erabakiek aholkulariaren gainbegiratupean eta erantzukizunpean jarraitu behar dute.
Automatizazioek mantentze-lanak behar dituzte?
Ez guztiek.
Fluxu sinple batek denbora luzez funtziona dezake noizbehinkako doikuntzekin. APIen, kanpoko zerbitzuen edo AA ereduen mende dauden automatizazioek gainbegiratzea eta egokitzapen txikiak behar izan ditzakete.
Beharrezkoa denean, aurrekontuan bertan adieraziko dugu.
Zer gertatzen da gure bezeroen datuekin?
Informazioaren babesak automatizazioaren diseinuaren parte izan behar du hasieratik. Tresna bat konektatu aurretik, zer datu erabili behar dituen, non prozesatuko diren eta hornitzaile bakoitzak zer berme eskaintzen dituen aztertzen dugu.
Zeregin bakar bat automatizatzen has gaitezke?
Bai. Eta askotan hori da gomendagarriena.
Prozesu oso zehatz batekin has gaitezke, zenbat lan kentzen duen egiaztatu eta, hortik aurrera, beste batzuk automatizatzea merezi duen erabaki.
