Adimen artifiziala ikastetxeentzat
Denbora gutxiago kudeaketetan, denbora gehiago irakasteko
Kanal desberdinetatik iristen diren informazio-eskaerak, izapidetu behar diren matrikula berriak, ordutegiez galdetzen duten familiak, oraindik dokumentazioa entregatu ez duten ikasleak eta mundu guztiari jakinarazi behar zaizkion klase-aldaketak.
Ikastetxe, akademia eta prestakuntza-zentroetan, administrazio-zeregin asko errepikatzen dira egunero. Eta dena funtziona dadin beharrezkoak badira ere, irakaskuntzari, ikasleen arretari edo ikastetxearen beraren kudeaketari eskain dakiokeen denbora hartzen dute.
Ikastetxeentzako automatizazioarekin lagun zaitzakegu, tresnak konektatuz eta gaur egun eskuzko lana eskatzen duten prozesuak sinplifikatuz.
Ikastetxeak automatizatu
Kontsulten arreta automatikoa hezkuntza-chatbot batekin
Noiz hasten da hurrengo ikasturtea? Zer ordutegi daude eskuragarri? Nola matrikula naiteke? Zer dokumentazio behar dut? Zenbat balio du prestakuntzak?
Posta elektronikoz, web-formularioen bidez edo WhatsApp bidez irits daitezkeen ohiko kontsultak dira, eta, kasu askotan, aldez aurretik zehaztutako erantzunak dituzte.
Hezkuntza-chatbot bat edo arreta automatikoko sistema bat garatu dezakegu, galdera horiek identifikatu eta dagokion informazioa emateko.
Kontsultak arreta pertsonalizatua behar duenean, sistemak oinarrizko datuak jaso eta administrazio-taldeari helaraz diezaioke, elkarrizketarekin jarrai dezan.
Zer lortzen duzu?
Galdera errepikakorrek eragindako eten gutxiago, hasierako erantzun azkarragoak eta denbora gehiago taldearen esku-hartzea benetan behar duten eskaerei erantzuteko.
Izen-emateen eta matrikulen kudeaketa
Pertsona batek ikastaro batean izena eman nahi duenean, prozesu bat hasten da, eta horrek bere datuak jasotzea, plazak eskuragarri dauden egiaztatzea, dokumentazioa eskatzea, izen-ematea erregistratzea eta lehen komunikazioak bidaltzea eska dezake.
Hori guztia eskuz egiten bada, matrikula berri bakoitza administrazio-zeregin txikien kate bat da.
Prozesuaren zati handi bat automatiza dezakegu, formulario batetik jasotako informazioa zuzenean ikastetxearen kudeaketa-tresnetara irits dadin.
Erabilitako softwarearen aukeren arabera, sistemak ikaslearen erregistroa sortu, dokumentazioa antolatu, falta diren datuak identifikatu eta dagozkion komunikazioak bidal ditzake.
Administrazio-taldeak matrikularen kontrola mantentzen du, baina informazio bera behin eta berriz sartzea saihesten du.
Zer lortzen duzu?
Denbora gutxiago izen-emateak kudeatzen, akats gutxiago datuak eramatean eta matrikula-prozesu antolatuagoa, bai ikastetxearentzat bai ikasleentzat.
Dokumentazioaren kontrola eta oroigarriak
Baimenak, egiaztagiriak, formularioak, identifikazio-dokumentuak eta beste fitxategi batzuk ikastetxe bateko administrazio-prozeduren parte izan daitezke.
Arazoa agertzen da eskuz egiaztatu behar denean nork entregatu duen dokumentu bakoitza, zer informazio dagoen oraindik falta eta nori bidali behar zaion oroigarri bat.
Jasotako dokumentazioa erregistratu, haren egoera eguneratu eta fitxategiren bat falta denean abisuak sortuko dituen automatizazio bat sor dezakegu.
Dokumentuak dagozkien karpeta edo sistemetan antolatzea ere posible da, erabilitako tresnek integrazio hori ahalbidetzen badute.
Horrela, administrazioko langileek zer dagoen egiteke kontsulta dezakete, mezu eta fitxategi desberdinak berrikusi beharrik gabe.
Ikasleekin eta familiekin komunikazio automatikoak
Izen-ematearen berrespenak, ikasturte-hasierako oroigarriak, falta den dokumentazioari buruzko abisuak, ordutegi-aldaketak edo administrazio-komunikazioak ohiko mezuak dira edozein ikastetxetan.
Baldintza jakin batzuk betetzen direnean komunikazio horiek automatikoki bidaltzen dituzten fluxuak diseina ditzakegu.
Adibidez, matrikula bat berresten denean, sistemak ongietorri-mezu bat bidal dezake ikastaroaren informazioarekin. Data bat aldatzen bada edo gela-aldaketa bat gertatzen bada, eragindako pertsonentzako abisua presta daiteke.
Komunikazio delikatuenak edo banakako balorazioa behar dutenak taldearen gainbegiratupean jarraituko dute.
Zer lortzen duzu?
Denbora gutxiago mezuak prestatzen eta bidaltzen, komunikazio antolatuagoa eta abisu garrantzitsu bat ahazteko aukera gutxiago.
Klaseen, ordutegien eta erreserben antolaketa
Klase partikularrek, tutoretzek, errefortzu-saioek, maila-probek edo jarduera osagarriek ordutegiak antolatzea, eskuragarritasuna egiaztatzea eta erreserba bakoitza berrestea eskatzen dute.
Akademietan eta prestakuntza-zentroetan, lan hori biderka daiteke irakasle, gela edo talde bat baino gehiago daudenean.
Kudeaketaren zati bat automatiza dezakegu erreserba-eskaerak, egutegiak eta komunikazioak konektatzeko.
Erabilitako tresnen arabera, sistemak tarte libreak kontsultatu, eskaerak erregistratu, berrespenak edo oroigarriak bidali eta aldaketen eta ezeztapenen kudeaketa erraz dezake.
Saio bat berrantolatu behar denean, inplikatutako pertsonentzako abisuak ere sor daitezke.
Helburua da taldeak plangintzaren kontrola mantentzea, klase bakoitzaren inguruko kudeaketei hainbeste denbora eskaini gabe.
Informazio-eskaeren eta egiteke dauden izen-emateen jarraipena
Pertsona batek prestakuntza bati buruzko informazioa eskatzen du, beste batek eskuragarri dauden ordutegiez galdetzen du eta hirugarren batek inoiz osatzen ez duen izen-ematea hasten du.
Eskaera horiek kanal desberdinetatik iristen direnean, zaila da jarraipena egitea mezuak, formularioak eta kalkulu-orriak etengabe berrikusi gabe.
Horien erregistroa eta antolaketa automatiza ditzakegu, eskaera bakoitza zer puntutan dagoen identifikatzeko.
Sistemak formulario osatugabeak detektatu, onarpen-taldearentzako zereginak sortu edo izen-ematea egiteke utzi dutenentzako oroigarriak presta ditzake.
Kontaktuak intereseko ikastaroaren, deialdiaren edo eskaeraren egoeraren arabera antolatzea ere posible da, komunikazio horiek kudeatzeko oinarri egokia badago.
Zer lortzen duzu?
Jasotako eskaeren gaineko kontrol handiagoa, denbora gutxiago kontaktuak berrikusten eta izen-emateko aukeren jarraipen ordenatuagoa.
Nola egiten dugu lan?
Kontatzen diguzu non galtzen den denbora
Matrikulen kudeaketan, kontsulten arretan, ordutegien antolaketan edo komunikazioen bidalketan izan daiteke. Ez duzu automatizazio-tresnak ezagutu beharrik, ezta arazoa teknikoki nola konpondu jakin beharrik ere. Kontaiguzu zer zereginek hartzen dizuen denbora gehiegi eta nola kudeatzen duzuen gaur egun.
Prozesuak eta tresnak aztertzen ditugu
Prozesuak nola funtzionatzen duen, zer programa erabiltzen dituzuen, zer informazio hartzen duen parte eta zer integrazio-aukera dauden aztertzen dugu. Zuen tresnek dagoeneko eskaintzen dituzten funtzionalitateak ere berrikusten ditugu, ikastetxeak dituen sistemekin konpon dezakeen zerbait garatzea saihesteko. Prozesuak ikasleen edo haien familien datu pertsonalak baditu, automatizazioak zer informazio erabili behar duen eta inplikatutako zerbitzuek zer berme eskaini behar dituzten aztertzen dugu.
Automatizazioa diseinatu eta ezartzen dugu
Lan-fluxua definitzen dugu, beharrezko tresnak konektatzen ditugu eta soluzioa garatzen dugu ikastetxearen benetako funtzionamendura egokitzeko. Automatizazio bakoitzak behar zehatz bati erantzuten dio. Ikastetxe guztiek ez dituzte prozedura berak, ezta plataforma berak erabiltzen ere.
Probatu, neurtu eta doitzen dugu
Automatizazioak egoera errealetan behar bezala funtzionatzen duela egiaztatzen dugu eta beharrezko doikuntzak egiten ditugu proiektua amaitu aurretik. Soluzioa kanpoko tresnen mende badago edo aldizkako gainbegiratzea behar badu, haren mantentze-lanez ere ardura gaitezke.
Hasi orain
zure ikastetxea automatizatzen
Ohiko galderak
AAri buruz ikastetxe eta akademietan
Zenbat balio du ikastetxe batean prozesu bat automatizatzeak?
Automatizatu nahi duzun zereginaren, inplikatutako tresna kopuruaren eta erabilitako softwarearen integrazio-aukeren araberakoa da.
Automatizazio errazenak 850 € inguruan has daitezke; plataforma bat baino gehiago konektatu edo funtzionalitate espezifikoak garatu behar dituzten proiektuek, berriz, banakako balorazioa behar dute. Hasi aurretik, aurrekontu zehatz bat emango dizugu.
Automatizazioak gure kudeaketa akademikoko programarekin konekta ditzakezue?
Zuen ikastetxeak erabiltzen duen programaren araberakoa izango da. Plataforma batzuek APIak edo kanpoko tresnekin informazioa trukatzeko beste mekanismo batzuk dituzte. Beste batzuek integrazio-aukera mugatuagoak dituzte.
Gure egungo softwarea aldatu behar al dugu?
Ez nahitaez. Izan ere, gure lehen urratsa da zer tresna erabiltzen dituzuen eta zer funtzionalitate eskaintzen dituzten egiaztatzea.
Kasu askotan, lehendik dauden sistemak aprobetxa ditzakegu eta zeregin jakin batzuk automatizatu, kudeaketa akademikoko programa ordezkatu beharrik gabe.
Zertarako erabil daiteke AA ikastetxe eta akademietan?
Ikastetxe eta akademietako AAk administrazio-zeregin jakin batzuk murrizten lagun dezake, hala nola kontsultak sailkatzea, dokumentazioa antolatzea, komunikazioak prestatzea edo ikastaroei eta matrikulei buruzko informazioa ematea.
Aukerak ikastetxe bakoitzak erabiltzen dituen tresnen eta hobetu nahi dituen prozesuen araberakoak izango dira.
Gure ikuspegia kudeaketa eta komunikazioa automatizatzean oinarritzen da, ez erabaki akademikoak edo irakasleen lana ordezkatzean.
Zer egin dezake hezkuntza-chatbot batek?
Hezkuntza-chatbot batek ordutegiei, ikastaroei, prezioei, matrikula-prozesuei edo beharrezko dokumentazioari buruzko ohiko galderei erantzun diezaieke, beti ere ikastetxeak emandako eta baliozkotutako informaziotik abiatuta.
Eskaerak jaso eta dagokion sailera bidal ditzake, erantzun pertsonalizatua behar denean.
Kontsulta guztiak ez dira automatikoki ebatzi behar. Banakako arreta edo irizpide profesionala behar duten egoerek taldearen esku jarraitu behar dute.
Posible al da matrikulak eta izen-emateak automatizatzea?
Hainbat urrats automatiza ditzakegu, hala nola datuak jasotzea, eskaerak erregistratzea, dokumentazioa antolatzea, berrespenak bidaltzea edo falta den informazioaren oroigarriak.
Irismena matrikula-prozeduraren eta erabilitako tresnen integrazio-aukeren araberakoa izango da.
Balorazioa edo giza esku-hartzea behar duten onarpen-erabakiak ikastetxearen ardurapean geratuko dira.
Zer gertatzen da ikasleen datu pertsonalekin?
Datu pertsonalen babesa bereziki garrantzitsua da hezkuntza-ingurunean, batez ere adingabeen informazioarekin lan egiten denean.
Horregatik, automatizazio bat ezarri aurretik, zer datu prozesatu behar dituen, zer hornitzailek hartzen duten parte, informazioa non gordetzen den eta tresna bakoitzak zer segurtasun-neurri eta datu-babeseko berme eskaintzen dituen aztertzen dugu.
Informazio pertsonala edo akademikoa hura tratatzeko egokiak ez diren zerbitzuetan erabiltzea saihesten dugu, eta prozesuak diseinatzen ditugu datuetarako sarbidea ezinbestekora mugatzeko.
Automatizazioek mantentze-lanak behar dituzte?
Soluzioaren araberakoa da.
Prozesu batzuek noizbehinkako doikuntzekin funtziona dezakete; beste batzuk, berriz, integrazioen, mezularitza-zerbitzuen, APIen edo adimen artifizialeko ereduen mende daude, eta aldizkako gainbegiratzea behar izan dezakete.
Mantentze-lan errepikakorrik badago, aurrekontuan adieraziko da.
Zeregin bakar bat automatizatzen has gaitezke?
Bai. Izan ere, hasteko modu ona izan ohi da.
Prozesu zehatz batean zentra gaitezke, hala nola ohiko kontsultei erantzutea edo matrikulen dokumentazioa kudeatzea, nola funtzionatzen duen egiaztatu eta, ondoren, ikastetxeko beste zeregin batzuk automatizatzea merezi duen baloratu.
