Automatización para asesorías y gestorías
Facturas que llegan por email, documentos que se envían por WhatsApp, clientes que todavía no han entregado lo que falta y otros que preguntan cómo va su trámite. Mientras tanto, alguien del equipo tiene que descargar archivos, moverlos de una carpeta a otra, comprobar qué está pendiente y acordarse de enviar los recordatorios.
Hay muchas tareas alrededor del trabajo fiscal, laboral o contable que siguen dependiendo de procesos manuales. Podemos ayudarte a automatizarlas.
Analizamos cómo trabaja tu asesoría, qué herramientas utilizas y dónde se está perdiendo tiempo para diseñar automatizaciones que encajen con tu forma de trabajar.
La inteligencia artificial para asesorías os da el tiempo que necesitáis
- Documentación repartida entre correo, carpetas, formularios y otros canales.
- Archivos que hay que identificar y guardar manualmente.
- Clientes a los que hay que recordar varias veces que envíen documentación.
- Correos que alguien tiene que leer para decidir quién debe gestionarlos.
- Altas de nuevos clientes que implican repetir siempre los mismos pasos.
- Comunicaciones que dependen de que alguien se acuerde de enviarlas.
- Información que hay que trasladar de una herramienta a otra.
Automatizaciones para asesorías y gestorías
Recepción y clasificación automática de documentación
Un cliente envía una factura, un contrato o cualquier otra documentación. El sistema puede identificar a qué cliente pertenece, reconocer el tipo de archivo, clasificarlo y llevarlo al lugar correspondiente. Según las herramientas disponibles, también puede comprobar si falta documentación y actualizar su estado.
¿Qué consigues?
Menos tiempo descargando, renombrando y colocando archivos. Menos documentos perdidos y una gestión más ordenada.
Control de documentación pendiente y recordatorios
¿Quién ha enviado ya las facturas? ¿A quién le falta un documento? ¿A quién había que volver a escribir hoy?
Podemos crear un flujo que controle qué documentación está pendiente y envíe automáticamente los recordatorios correspondientes.
Gestión y clasificación del correo electrónico
Muchas asesorías reciben decenas de correos o WhatsApp relacionados con documentación, consultas, trámites, clientes o tareas internas. Podemos automatizar parte de ese primer trabajo y preparar respuestas o borradores para mensajes recurrentes, manteniendo siempre la revisión humana cuando sea necesaria.
¿El resultado?
Menos tiempo organizando la bandeja de entrada y más facilidad para que cada asunto llegue a la persona adecuada..
Alta de clientes y apertura de expedientes
Dar de alta a un cliente suele implicar recoger sus datos, solicitar la documentación, crear carpetas o expedientes, incorporarlo a las herramientas, informar al equipo y enviar las primeras comunicaciones. Además, hay que comprobar qué falta y hacer seguimiento hasta completar el proceso.
Si el procedimiento se repite, podemos diseñar un flujo que haga automáticamente buena parte de ese trabajo.
Generación asistida de documentos y comunicaciones
Emails, comunicaciones recurrentes, cartas, resúmenes o documentos internos pueden prepararse automáticamente a partir de información ya disponible. El sistema recopila los datos y genera un primer borrador para que el profesional lo revise antes de utilizarlo.
Especialmente útil cuando la estructura se repite y lo que cambia son los datos de cada cliente o expediente.
Gestión de consultas y documentación por WhatsApp
Es cómodo para el cliente, pero genera trabajo interno: mensajes pendientes, archivos que hay que reenviar, conversaciones en el móvil equivocado o dudas sobre quién gestiona cada asunto. Por ejemplo, el sistema puede:
- Clasificar consultas por departamento: laboral, fiscal, contable…
- Identificar al cliente y organizar sus conversaciones.
- Marcar cada consulta como pendiente, en curso o resuelta.
- Reenviar documentos al departamento correspondiente.
- Facilitar avisos y recordatorios a clientes.
¿Qué consigues?
Menos mensajes sin responder, menos documentos perdidos y una relación más ordenada con tus clientes.
No necesitas cambiar todo lo que ya utilizas
Primero queremos saber:
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¿Cómo trabajamos?
Nos cuentas dónde se pierde el tiempo
No hace falta que sepas qué tecnología necesitas. Explícanos qué proceso resulta pesado, qué tarea se repite constantemente o dónde se acumula el trabajo administrativo.
Analizamos cómo funciona ahora
Revisamos el proceso, las herramientas implicadas y sus posibilidades de integración.
Diseñamos e implementamos la solución
Definimos el flujo, conectamos las herramientas necesarias y desarrollamos la automatización.
Probamos, medimos y ajustamos
Comprobamos que funciona en situaciones reales y realizamos los ajustes necesarios antes de dar el proceso por cerrado. Cuando la solución necesita seguimiento, podemos encargarnos también de su mantenimiento.
Empieza ya a
automatizar tu gestoría
Preguntas frecuentes
sobre la automatización de asesorías
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso en una asesoría?
Depende de la complejidad del flujo, del número de herramientas que haya que conectar y de las posibilidades de integración del software que utilicéis.
Automatizaciones sencillas pueden partir de unos 800€, mientras que procesos con varias integraciones o desarrollos específicos requieren una valoración más detallada.
Antes de empezar tendrás un presupuesto definido.
¿Podéis conectar la automatización con nuestro software de gestión?
Depende del programa. Algunos ofrecen APIs o sistemas de integración y otros son mucho más cerrados. Lo estudiamos antes de plantear la solución para evitar prometer una conexión que técnicamente no sea posible.
¿La IA puede contabilizar o tomar decisiones fiscales automáticamente?
Podemos automatizar tareas de recopilación, clasificación, traslado de información o preparación de documentación. Las decisiones fiscales, contables, laborales o jurídicas que requieran criterio profesional deben permanecer bajo supervisión y responsabilidad del asesor.
¿Las automatizaciones necesitan mantenimiento?
No todas.
Un flujo sencillo puede funcionar durante largos periodos con ajustes puntuales. Las automatizaciones que dependen de APIs, servicios externos o modelos de IA pueden necesitar supervisión y pequeñas adaptaciones.
Cuando sea necesario, lo indicaremos desde el presupuesto.
¿Qué pasa con los datos de nuestros clientes?
La protección de la información debe formar parte del diseño de la automatización desde el principio. Antes de conectar una herramienta analizamos qué datos necesita utilizar, dónde se procesarán y qué garantías ofrece cada proveedor.
¿Podemos empezar automatizando una única tarea?
Sí. Y muchas veces es lo más recomendable.
Podemos empezar por un proceso muy concreto, comprobar cuánto trabajo elimina y, a partir de ahí, decidir si merece la pena automatizar otros.
